一体化管理体系的建立

一体化管理体系的建立

文中如无特别说明，质量、环境、职业健康安全管理体系标准指的是ISO9001：2000、ISO14001：1996、OHSAS18001：1999idtGB/T28001：2001。

1、为什么需要建立一体化体系

    随着ISO9000认证、ISO14000认证和OHSAS18000认证的迅速发展，为了适应各种情况的需要，企业可能需要多种管理体系的认证，不过由于QMS、EMS、OHSMS三个体系在管理目的、对象的不同，三个标准之间存在着明显差异，加上多数的组织负责质量、环境保护和安全卫生的一般不是一个部门，三个体系自成系统，多数组织在实施时都采用了各自独立的体系，这种产生多体系和大量重复文件的情况。

   1）各管理领域可以优势互补资源共享

   2）全面解决各方面的管理问题3）建立质量、环境和职业安全卫生协调发展

2、质量、环境、职业安全卫生综合管理体系的建立的可行性　

    QMS、EMS、OHSMS管理体系的标准在管理思想、标准要素等内容上有很强的关联性，在体系的运行模式、文件的架构上是基本相同或相似的，这样就为QMS、EMS、OHSMS一体化管理体系的建立和实施提供了可能。

    1）三个体系的理论基础相同，均采用了戴明管理理论，强调持续改进。

    2）三个标准都具有广泛的适用性，适用于任何类型、规模的组织。

    3）管理体系采用共同的管理的系统方法

    4）都具有兼容性等

3、一体化管理体系建立过程

     一体化管理体系是建立方针和目标并实现这些目标的相互关联或相互作用的一组要素，组织机构、管理、程序过程和资源。它比多个管理体系更能有效达到依据方针所制定的目标。本文根据组织的一体化管理体系的要求，对建立这三种管理体系的基本过程进行阐述，对三体系的要求加以协调融合，以提高工作效率，并避免重复与浪费。建立的基本过程见下表：共同主题 要素 包含的典型事项及标准要求

一、初始管理评审

    1、现状评审调查 识别过程及其相互关系（q4.1）；识别重要环境/安全因素（eo4.3.1）确定适用法律法规要求（eo4.3.2）

    2、体系方针目标策划 确定管理体系方针（q5.1 eo4.2）根据方针确定目标/指标和管理方案（q5.4 eo4.3.3/4.3.4）

二、资源保证

    1、明确组织机构 识别确定各相关部门的职责权限并予以沟通（eo4.4.1 q5.2/5.3/5.5）

    2、人力资源提供 根据体系推进的要求，安排适当的资源,包括人员的培训与基础设施工作环境的安排（q6 eo4.4.1/4.4.2）

三、体系文件

    1、识别应建立保持的文件 包括外来文件的识别、所需文件的编制、修订归纳、所需记录要求的确定等（q4.2 oe4.4.4）

    2、文件与记录管理 根据文件控制要求分发控制文件策划对记录的管理（q4.2 oe4.4.5）

四、实施文件

    1、过程控制实施 按照文件的规定和策划的结果实施管理，对识别出的过程/重要环境因素/重要危险因素进行控制，执行旨在实现目标的管理方案，包括对应急情况的管理、对相关方施加影响等以及安排所需的支持性的培训、交流等活动。保存所需的各种实施记录并妥善管理。（q7 q6.2 eo4.4.2/4.4.3/4.4.6/4.4.7）

    2、过程实施的日常监控 依据文件规定实施过程/体系的监控，包括顾客满意、产品/过程质量、遵守相关法规要求情况、环境/安全绩效/表现等，所需监视测量仪器管理。对监控中出现的问题采取适当的措施，以持续改进整个管理体系。保存整个监控过程的记录。(q8 eo4.5)

五、管理评审

    最高管理层对体系的评审 按照策划的时间间隔由最高管理层评价体系的持续适用性、充分性和有效性。（q5.6 eo5.6）注意：表中q/e/o分别代表ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准条款要求　 理解与说明：按照以上过程建立的一体化管理体系可以有效地融合了ISO9001、ISO14001、OHSAS18001标准的要求，但是要达到高度协调一致，取得最优化的结果（管理成本效益的优化）是需要组织在较好地理解以上过程要求的基础上，把自身管理实际与相应的要求有机地结合在一起才能实现的。下面将对有关要求做简要分析。

     1）初始管理评审　 领导作用的充分发挥是建立有效一体化管理体系的先决条件，最高管理层的承诺和参与也是做好初始管理评审、提出有挑战性方针目标和建立适合的管理体系的前提，因此在策划管理体系时，应通过初始评审了解质量环境安全管理的特色、差距和努力达到的方向。需要： –质量管理过程及其相互作用的识别和控制现状分析；–过程中环境因素/危险因素识别评价和重要现状影响分析和控制策划；–遵守法律法规和其他要求（包括顾客要求）的情况分析和控制策划，这里面应识别出包括质量方面法律、技术规范、行业标准，适用于组织环境因素与职业健康安全的法律法规标准，以及相关方的质量环境和安全方面的要求；–历史上曾经的事件、事故情况调查分析等等 在得到充分信息的基础上，结合实际由最高管理者批准组织在质量环境安全管理方面的承诺（方针）和目标（必要时尤其在涉及职业健康安全时，应安排员工或其代表的参与），作为一体化体系的建立和保持的基础。

     2）资源保障 为了实现一体化管理体系的方针和目标，最高管理层应安排适当的资源予以保障，要求：–建立适当的组织机构以执行体系的建立保持活动；–安排有能力的人员去从事体系的维护工作，必要时实施培训；–为达到遵守法律法规和其他要求、有效控制重要过程和其中的重要环境安全因素而建立的目标，配置充分的技术资金、资金、人力资源；–条件许可时应不断更新、完善、补充保障健康安全和环境条件的设施工具，如设置必要的安全防护装置、环境处理设施等等。

     3）体系文件　 文件是一体化管理体系的外在表现，应能反映出整个体系的全部要求。–建立/完善一体化的管理手册和必须的程序文件，程序至少应包含（但不限于）：文件、记录控制程序，内部审核管理程序，不合格/不符合处理程序，纠正预防措施控制程序，环境安全因素管理程序，法律法规管理程序，人力资源/培训管理程序，信息交流咨询管理程序，应急准备响应程序，监测与测量管理程序等；–完善为控制过程、环境因素、风险所需要的其他文件/规范/要求；–合理安排为证实体系有效运转和用于追溯的记录；–识别外来文件的控制要求并保持。

     4）实施过程控制 有效实施一体化管理体系文件，是体系成败的关键：–通过培训或其他方式确保关键过程/岗位、从事重要环境因素和重要职业健康安全影响有关岗位的人员（不论是否组织内部）胜任其工作；–通过通畅的信息交流、咨询协商等活动使得组织内部以及其相关方能够了解与一体化管理体系有关的信息，包括重要环境与健康安全的影响、紧急情况与响应计划，建议抱怨投诉的传达等。–依照策划的各类规范、指导性文件、图样等的规定进行操作，包括实施运行控制方面的程序、环境/安全管理方案、操作指导书、应急响应计划、产品/服务实现有关的规定等，保存实施有关过程的记录和数据；–对分包方或供方施加必要的影响；–有效控制各类文件以确保关键岗位可以得到现行版本。–其他内容的实施等。

     5）实施监控活动　 为确保体系的改进和按照策划的结果有效运行，必须实施必要的监视活动，它至少包括：–环境和职业健康安全绩效监测；–遵守法律法规要求状况的定期评价；–目标指标管理方案实施情况的监控；–运行/过程控制有关内容的监视与测量；–产品/服务趋势的监控；–顾客满意情况的测量；–有关事故、事件情况的调查分析；–所用到的监视或测量设备的管理；–按照策划的时间间隔开展的内部管理体系审核和管理评审；–其他安排的监视和测量活动等。对于监控中发现的不合格或不符合情况必须得到有效处理，因此应安排以下活动：–规定职责以处理处置不合格品或不符合的情况；–实施必要的数据分析；–在评价风险基础上，采取适当的纠正或预防措施并予以完成；–因采取纠正预防措施而产生的体系变更应按照相关的要求进行改变，包括各类文件的修改；–有证据可以证明一体化体系建立和实施的符合性，持续适用性、充分性和有效性；–监控过程的记录应妥善保管。一体化管理体系建立是一件综合性工程，本文给出的只是一个简单的，理想化的”模型”，最多希望能在建立体系时给予方向性指导，要得到有效实施或实质性帮助则除了对组织自身有较高的要求外，还有赖于组织各层次的参与和技术上的支持，比如一体化管理职权的统一、领导作用的发挥和全员参与、资源的充分配置、尤其各方面技术力量的相对集中等。不过建立一体化管理模式是发展的必然要求，也是对组织能力的一次检验，我们真诚希望越来越多的各类组织接受一体化管理的理念和挑战，以取得综合管理水平的持续提高、与时俱进。

    6）应注意审核对关键过程或重要的环境/安全因素的控制情况，在很多领域，三个体系所侧重的方面是有差异的。

    7）审核组总结后，对违背审核准则的客观事实可以作出书面的不符合项报告，需要注意同时违背多个体系标准的不符合项可以只开一份报告。

    8）体系有效性评价　在现场取证结束时，审核组必须对受审核方的管理体系的有效性作出正确评价，主要从以下几个方面来进行：–管理体系文件是否符合标准要求并适合组织实际情况；–方针目标是否得到有效实施；–重要过程/环境安全因素是否得到有效控制；–环境、安全绩效/产品、服务质量是否符合法律法规和其他要求。–是否已经建立自我改进的机制等。

    3、审核的结论应根据审核目的和有效性评价的基础上，由审核组进行判断，一般可以用符合、基本符合或不符合来包括。不过这里应注意的是：–如果三个体系的结论一致，可以直接进行判断；–如果质量/环境/安全管理体系中有差异，就不能针对一体化体系进行整体判断，而只能分别做结论。

四、纠正措施的跟踪 一般不符合项通常进行文件验证即可，严重不符合项（即严重违反法律法规和其他要求，以及区域性系统性的问题）一般需要现场进行确认。应主要根据以下原则验证和评价纠正措施的实施效果

    1）在规定的时间内完成改正，关闭不符合

    2）正确分析原因，提出了纠正措施计划并已实施

    3）实施效果得到验证

    4）有证据显示对纠正措施的实施所引起的其他风险评价/文件修改能依据相应的要求进行。这里应注意考察某个单一体系的修改是否对其他的体系管理造成影响，这些影响是否得到相应的控制。